Ohjeet, miten rooleilla voidaan määritellä käyttäjille erilaisia käyttöoikeuksia järjestelmään.
Kenelle käyttäjille rooleja lisätään?
Rooleja voidaan lisätä kenelle tahansa järjestelmän rekisteröityneille käyttäjille. Tavallisesti roolien hallintaa käytetään esimerkiksi seuraavissa tapauksissa:
- Henkilökunnalle luodaan erilaisia rooleja, jotka määrittävät, mitä tietoja he pääsevät järjestelmän hallintapuolelta näkemään ja muokkaamaan.
- Yrityksen hallitukselle luodaan rooli, jonka mukaan luodaan vain hallituksen nähtäväksi tarkoitettua sisältöä järjestelmään.
- Asiakkaille luodaan rooleja, joiden mukaan he pääsevät tarkastelemaan vain tietylle rekisteröityneiden ryhmälle tarkoitettuja sisältöjä (esim. erilaiset jäsensisällöt)
- Yhteistyökumppanille (esim. yrityksen ulkopuolinen valmentaja / konsultti) luodaan rooli, jonka avulla annetaan pääsy tarkastella esimerkiksi tietyn artikkelin / kyselyn sisältöä.
Toimet ennen roolien lisäämistä
Huom! Kun käyttäjälle halutaan lisätä rooleja järjestelmään, tulee toiminnot suorittaa seuraavassa järjestyksessä:
1. Henkilö tulee löytyä CRM:stä / lisätä CRM:ään
(videolla ajassa 0:06)
2. Henkilölle lähetetään käyttäjäkutsu palveluun rekisteröitymiseen
(videolla ajassa 0:24)
3. Halutut roolit tulee luoda roolien hallintaan
(videolla ajassa 1:06)
4. Roolit lisätään järjestelmän käyttäjille.
Ohjevideolla käydään läpi käyttäjän lisääminen, roolin lisääminen järjestelmään ja sen käyttöoikeuksien määrittäminen sekä roolien lisääminen käyttäjille.
(Huom. Evästeet tulee olla hyväksyttynä, jotta ohjevideot näkyvät.)
(Huom. Evästeet tulee olla hyväksyttynä, jotta ohjevideot näkyvät.)
Ohjeet roolien lisäämiseksi järjestelmän käyttäjille
Rooleja voidaan lisätä käyttäjille neljällä eri tavalla:
- Henkilökortin kautta
- Roolien hallinnan kautta
- Verkkokaupan tuotekorttien kautta
- Hakutyökalun kautta (erityisesti massalisäykset)
Huom. Myös roolien muokkaaminen tapahtuu samalla tavalla kun niiden lisääminen.
Tapa 1. Roolien lisääminen henkilökortin kautta
1. Valitaan järjestelmän hallintapuolella:
→ "CRM"
→ "Kontaktit"
→ "Henkilöt"
→ Etsitään haluttu henkilö järjestelmästä käyttämällä hakusuodattimia ja klikataan henkilökortti auki nimestä.
2. Tämän jälkeen henkilökortilla:
→ "Käyttäjätiedot"-laatikon alta löytyy kenttä "Roolit"
→ Kirjoitetaan henkilön roolit tähän (Huom! roolit tulee olla luotuna roolien hallintaan ennen niiden lisäämistä henkilölle).→ Painetaan lopuksi "Tallenna"
Henkilölle on nyt asetettu rooli / roolit.
Tapa 2. Roolien lisääminen roolin hallinnan kautta
1. Roolit voidaan asettaa henkilöille myös järjestelmän roolien hallinnan kautta:
→ "Asetukset"
→ "Roolit"
→ "Roolien hallinta"Valitaan listalta se rooli, jonka alle halutaan asettaa henkilöitä.
2. Siirrytään "Henkilöt"-välilehdelle
→ Valitaan yläreunasta
"Lisää henkilö"
3. Kirjoitetaan ilmestyvään kenttään henkilön nimi ja valitaan hänet listalta.
Henkilölle on nyt lisätty kyseinen rooli.
Tapa 3. Roolin lisääminen verkkokaupan tuotekortin kautta
Roolin lisäämistä verkkokaupan tuotekortin avulla kannattaa käyttää aina, kun roolien halutaan päivittyvät henkilöille automaattisesti hänen tekemiensä ostosten mukaan. Näin esimerkisi erilaiset jäsen-roolit saadaan päivitettyä henkilöille automaattisesti.
1. Roolit voidaan laittaa asettumaan henkilöille automaattisesti verkkokaupan tuotekortin kautta:
→ "Myynti"
→ "Tuotteet"
→ "Tuotteet"→ Etsitään haluttu tuotekortti järjestelmästä käyttämällä hakusuodattimia ja klikataan tuotekortti auki nimestä.
2. Tuotekortin perustiedoista etsitään kohta "Roolit", jonka alla olevaan "asiakkaalle" kenttään kirjoitetaan lisättävät roolit.
Rooleja saadaan myös poistettua automaattisesti (kirjoitetaan poistettavat roolit "asiakkaalta"-kenttään).
Tapa 4. Roolin lisääminen hakutyökalun kautta
CRM:n hakutyökalua on hyvä käyttää silloin, kun tietty rooli halutaan lisätä usealle kontaktille kerralla.
1. Siirrytään CRM:n henkilöiden hakutyökaluun valitsemalla järjestelmän hallintapuolella:
→ "CRM"
→ "Kontaktit"
→ "Henkilöt"Valitaan sivun yläreunasta → "Hakutyökalu"
2. Suodatetaan hakuehtojen avulla henkilökontaktien joukosta ne henkilöt, joille halutaan lisätä jokin tietty rooli. Klikataan
→ "Toiminnot" ja sen alta
→ "Lisää rooli"
Video: Sisältöjen katseluoikeuksien määrittäminen rooleille
0:21 Uuden roolin luominen järjestelmän roolien hallintaan
0:58 Roolin lisääminen käyttäjälle roolien hallinnan kautta
1:14 Roolin lisääminen käyttäjälle henkilökortin kautta
1:22 Roolin lisääminen käyttäjälle verkkokaupan tuotekortin kautta