Ohjeet, miten tiedonkeräystyökalussa voidaan rajoittaa sitä kuka saa vastata kyselyyn ja kuinka monta kertaa.
1. Käyttäjäkohtaiset rajat vastausmäärille
Tiedonkeräykseen pystyy asettamaan vastausmäärille rajoituksia käyttäjäkohtaisesti. Näissä tapauksissa tiedonkeräyksessä tarvitsee olla käyttäjän yksilöivä tieto. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että lomakkeella kysytään vastaajan henkilötiedot tai lomakkeeseen vastaavan täytyy olla järjestelmän rekisteröitynyt käyttäjä.
Tapa 1. Lomakkeessa / kyselyssä kysytään vastaajien henkilötiedot
Usein kyselyyn vastaajilta halutaan kysyä heidän henkilötietojaan (mm. palautelomakkeet, arvonnat, kilpailut, yhteydenottopyynnöt...). Kun vastaajien halutaan täyttävän yhteystietonsa, lisätään tiedonkeräyslomakkeen "editori"-välilehdellä lomakkeeseen "henkilötiedot"-elementti.
Henkilötiedot kysytään ja vain yksi vastauskerta sallitaan
Kun tiedonkeräyksen editorissa lomakkeelle lisätään "Henkilötiedot"-elementti, tulee "Rajoitukset"-kohtaan automaattisesti rasti kohtaan
→ "Henkilötietoelementti löytyy lomakkeelta"
Henkilötietoelementti rajaa sallittujen vastauskertojen lukumäärän automaattisesti yhteen näiden henkilötietojen osalta (yksilöivä tieto sähköpostiosoite).
Henkilötiedot kysytään ja useampi vastauskerta sallitaan
Kun tiedonkeräyksen editorissa lomakkeelle lisätään "Henkilötiedot"-elementti, tulee "Rajoitukset"-kohtaan automaattisesti rasti kohtaan
→ "Henkilötietoelementti löytyy lomakkeelta"
Jos vastaajille halutaan sallia useampi vastauskerta samoilla henkilötiedoilla, laitetaan rasti kohtaan
→ "Salli useampi vastauskerta tiedonkeräykseen"
Halutessaan vastausten määrän voi vielä rajoittaa johonkin tiettyyn lukuun, mutta tämä ei ole pakollista.
Tapa 2. Kysely suunnattu rekisteröityneille käyttäjille
Tiedonkeräyslomake ja siihen vastaaminen voidaan rajoittaa koskemaan ainoastaan järjestelmän rekisteröityneitä käyttäjiä eli niitä henkilöitä, joilla on tunnukset ja salasana järjestelmään. Näin kyselylomake pystytään suuntaamaan ja keräämään tietoa esimerkiksi yrityksen omalta henkilökunnalta tai jäseniltä.
Rekisteröitynyt vastaaja ja vain yksi vastauskerta sallitaan
Kun tiedonkeräyksessä halutaan luoda kysely, johon voi vastata ainoastaan palvelun rekisteröityneet käyttäjät, laitetaan rasti kohtaan
→ "Vain rekisteröityneille"
Tällöin käyttäjä pystyy vastaamaan kyselyyn ainoastaan yhden kerran.
Rekisteröitynyt vastaaja ja useampi vastauskerta sallitaan
Kun tiedonkeräyksessä halutaan luoda kysely, johon voi vastata ainoastaan palvelun rekisteröityneet käyttäjät, laitetaan rasti kohtaan
→ "Vain rekisteröityneille"
Jos vastaajille halutaan sallia useampi vastauskerta, laitetaan rasti kohtaan
→ "Salli useampi vastauskerta tiedonkeräykseen"
Halutessaan vastausten määrän voi vielä rajoittaa johonkin tiettyyn lukuun, mutta tämä ei ole pakollista.
2. Anonyymin kyselyn luominen
Vastaukset nimettömänä
Kun tiedonkeräyksessä halutaan luoda lomake, jonka vastaukset tulevat nimettömänä (esim. yleinen nimetön palautelomake), ei "rajoitukset"-kohtaan tehdä mitään muutoksia.
Kyselylomakkeen editoriin ei myöskään lisätä vastaukset yksilöivää "henkilötiedot"- tai "yritystiedot"-elementtiä.
3. Vastausten maksimimäärän rajoittaminen
Tiedonkeräystyökalulla toteuttettuun kyselyyn voi asettaa maksimi vastausmäärän kaikkiin kyseyyn osallistuville vastauksille.
