Kun tapahtuman perustiedot on täytetty ja ilmoitussivu laadittu, on aika luoda kutsu sekä lähettää se.
Videon sisältö:
0:12 Uuden tapahtuman lisääminen
0:25 Tapahtuman perustietojen lisääminen
1:41 Kutsuttavien lisääminen
2:06 Tapahtumakutsun laatiminen
2:52 Ilmoittautumisen yhteydessä kysyttävät yksilölliset tiedot
3:39 Kutsun esikatselu ja lähettäminen
Ohjeen sisältö:
Kutsuttavien listan sekä kutsun laatimisen voi tehdän kummassa tahansa järjestyksessä. Halutessaan voi siis ensin muotoilla kutsun ja vasta tämän jälkeen muodostaa kutsuttavien postituslistan. Tässä ohjeessa luodaan ensin postituslista ja sen jälkeen muotoillaan kutsu.
Ennen kutsun lähettämistä ja kutsuttavien lisäämistä tulee luoda uusi tapahtuma.
1. Tapahtumaan kutsuttavat henkilöt määritetään välilehdellä
→ "Kutsuttavat"
Valitaan vielä tämän alta
→ "Kutsuttavat"
Klikataan oikeasta yläkulmasta
→ "Kutsu henkilöitä"
Kutsuttavat henkilöt määritellään "kutsuttavat"-välilehdellä.
2. Hakukenttien avulla kohderyhmää pystyy rajaamaan pienemmäksi (esim. tagien avulla).
Henkilöt valitaan kutsuttavien postituslistalle laittamalla rasti nimen edessä olevaan ruutuun.
Kaikki kyseisellä sivulla näkyvissä olevat kontaktit valitaan postituslistalle laittamalla hakukenttien edessä olevaan ruutuun rasti. Näkyvillä olevien kontaktien määrää pystyy tarvittaessa säätämään sivun alareunan "näytä"-alasvetovalikosta.
Yksittäisiä nimiä voi lisätä / poistaa postituslistalta laittamalla rastin nimen edessä olevaan ruutuun.
Valitaan halutut henkilöt kutsuttavien listalle käyttämällä avuksi hakukenttiä ja rajaamalla siten kutsuttavien ryhmä sopivaksi. Valitaan halutut nimet rastittamalla ne.
3. Kun kutsuttavien postituslistalle halutut nimen on rastitettu, klikataan sivun alareunasta
→ "Tallenna valitut"
Tallennetaan lopuksi kutsuttavien lista klikkaamalla "tallenna valitut".
4. Klikataan sivun alareunasta
→ "Palaa"
Palataan takaisin tapahtumahallintaan.
5. Kaikki tapahtumaan kutsuttavat henkilöt näkyvät nyt tapahtuman hallinnan kutsuttavat-listauksessa.
Tapahtuman kutsuttavat-listauksessa näkyy kaikki tapahtumaan kutsuttavat henkilöt.
6. Kun kutsuttavien lista on luotu, voidaan siirtyä laatimaan tapahtumakutsu. Kutsuttavien listaa voidaan muokata vielä ennen kutsun lähettämistä.
1. Tapahtumakutsun laatimiseksi siirrytään välilehdelle
→ "Kutsuttavat"
ja valitaan tämän alta vielä
→ "Kutsu"
Kutsu laaditaan omalla "kutsu"-välilehdellä.
2. Kirjoitetaan lähetettävälle sähköpostikutsulle aihe ja valitaan viestille lähettäjä.
Kirjoitetaan kutsulle aihe ja valitaan viestille lähettäjä.
3. Kutsu laaditaan samanlaisella sisältöeditorilla kuin järjestelmän artikkelit tai sähköpostimarkkinointiviestit.
Halutut sisältöelementit raahataan tai klikataan oikean reunan editorista vasemmalle viestin sisältöalueelle.
Laaditaan kutsun sisältö.
4. Kutsua pääsee esikatselemaan oikean yläreunan "esikatsele"-painikkeesta.
Esikatselu-ikkunassa voi esikatsella viestin sekä lähettää testiviestin haluamaansa sähköpostiosoitteeseen.
Huom. testiviestissä automaattisesti oleva ilmoittautumislinkki toimii vain, jos testiviestin saaja on kutsuttavien listalla.
Mikäli halutaan, että kutsua voidaan jakaa eteenpäin (ja myös sellaiset henkilöt, jotka eivät ole kutsuttavien listalla voivat ilmoittautua), niin ilmoittautumislinkki tulee lisätä kutsuun "Linkkipainike"-napin avulla. Linkiksi otetaan url-osoite, joka avautuu "ilmoittautuneet"-välilehdeltä "lisää ilmoittautuminen" -painikkeen takaa.
Kutsua voi esikatsella "esikatsele"-painikkeella.
5. Kun kutsukirje on muotoiltu, testattu ja tarkistettu, se on valmis lähetettäväksi. Klikataan sivun oikeasta yläreunasta
→ "Lähetä"
Valmis kutsu lähetetään kutsutuille "Lähetä"-painikkeella.
6. Kaikkien kutsulistalla olevien tila muuttuu kutsun lähettämisen jälkeen tilaan "lähetetty".
Kutsutun "tila" muuttuu hänen tekemiensä toimien mukaan.
"Odottaa" = kutsua ei ole vielä lähetetty.
"Lähetetty" = kutsu on lähetetty.
"Avattu" = kutsu on lähetetty ja vastaanottaja on avannut sen.
"Ilmoittautunut" = kutsuttava on ilmoittautunut tapahtumaan.
"Bounced" = kutsua ei voitu toimittaa vastaanottajan sähköpostiin.
Henkilö voidaan ilmoittaa tapahtumaan manuaalisesti klikkaamalla sinistä "ilmoittaudu"-painiketta.
Kutsuttujen "tilaksi" muuttuu "lähetetty", mikä tarkoittaa, että viesti on lähetetty. Kutsun tila muuttuu kutsutun tekemien toimien mukaan.
7. "Ilmoittautuneet"-välilehdellä voi seurata tapahtumaan ilmoittautuneita.
Sivun oikean reunan toiminnot
Info-merkki: Täältä näkee kaikki henkilön ilmoittautumisen yhteydessä antamat vastaukset.
Kynäikoni: Henkilön vastauksia pääsee muokkaamaan.
Rasti: Henkilön ilmoittautuminen poistetaan.
"Ilmoittautuneet"-välilehdellä voidaan seurata ilmoittautuneita henkilöitä.
Kutsu voidaan lähettää milloin tahansa uudelleen halutulle kohderyhmälle. Valitaan haluttu ryhmä "kutsu"-välilehdellä "kohde"-alasvetovalikon takaa ja painetaan tämän jälkeen
→ "Lähetä"
Uusintaviestin kohderyhmät:
"Ei ilmoittautuneet" = Kutsu lähetetään uudelleen niille, jotka eivät ole vielä ilmoittautuneet tapahtumaan.
"Ei lähetetty" = Kutsu lähetetään niille, joille se ei ole vielä lähtenyt (jos esim. kutsuttavien listalle on lisätty uusia henkilöitä).
"Ei avannut" = Kutsu lähetetään uudestaan niille, jotka eivät ole sitä vielä avanneet.
Alasvetovalikosta löytyy myös ryhmät "kaikki" sekä "ilmoittautuneet". Joissain tapauksissa kutsu voi olla aiheellista lähettää uudelleen myös kaikille kutsutuille tai ilmoittautuneille. Näin esim. silloin, jos alkuperäisessä kutsussa on ollut jokin virheellinen tieto).
Järjestelmään on luotu toiminto, jonka avulla tapahtumaan ilmoittautuneille pystyy muotoilemaan uuden viestin. Toimintoa voidaan hyödyntää esimerkiksi tapahtumasta muistuttamiseen tai jonkun ennakkomateriaalin lähettämiseen.
Huom. Muistutusviesti ei jää talteen järjestelmään. Mikäli muistutuskutsun kirjoittamisen jälkeen painaa "tallenna"-nappia, niin se "ylikirjoittaa" varsinaisen tapahtumakutsun.
1. Muistutusviestin saa luotua ja lähetettyä laittamalla rastin sivun oikeassa reunassa näkyvää "muistutusviesti"-kohtaan.
Varsinainen kutsu siirretään väliaikaisesti selaimen muistiin, mutta se palautuu näkymään, kun muistutusviesti on lähetetty.
(Edellyttäen, että välissä ei ole painettu "tallenna"-nappia, jolloin muistutuskutsu jää talteen ja alkuperäinen tapahtumakutsu "ylikirjaantuu".)
2. Muistutusviesti laaditaan sisältöeditorilla ja sen pystyy esikatselemaan ja siitä pystyy lähettämään testin samanlailla kuin varsinaisestakin kutsusta.
