Ostolaskujen ”Asetukset”-välilehdellä ostolaskuille voidaan määrittää esimerkiksi oletustarkastajat ja -hyväksyjät.
1. Ostolaskujen asetuksia pääsee määrittämään siirtymällä järjestelmän hallintapuolella:
→ "Taloushallinto"
→ "Ostolaskut"
→ "Asetukset"Ostolaskujen ”Asetukset”-välilehdellä ostolaskuille voidaan määrittää esimerkiksi oletustarkastajat ja -hyväksyjät. Lisäksi siellä määritetään verohallinnon viitenumero sekä työeläkevakuutuksen numero.
2. Mikäli ”automaattiseen tarkistuskiertoon” valitaan ”Kyllä” on ostolaskujen asetuksiin tallennettu tarkistuskierto (oletus tarkastaja ja/tai hyväksyjä) päällä kaikissa järjestelmään saapuvissa ostolaskuissa.
Automaattisessa tarkistuskierrossa saapuva ostolasku menee suoraan tarkastajalle tarkastukseen (tai hyväksyjälle hyväksyntään, mikäli tarkastajaa ei ole asetettu), jolloin tarkastajan tulee tiliöidä lasku ja lisätä sille oikea alv% sekä verokoodi.
3. Asetuksiin saadaan määritettyä käyttäjäkohtainen asetus, jolla saa ostolaskujen tarkistuskierron sähköposti-ilmoitukset pois päältä.
Asetus laitetaan päälle ostolaskujen asetukset välilehdellä.
Henkilöllä tulee olla rooli "Ostolaskun tarkastaja" tai "Ostolaskun hyväksyjä", jotta asetus on hänelle näkyvissä.
Sähköposti-ilmoituksen voi estää ostolaskujen asetuksissa.
4. ”Salli massatarkastus” ja ”salli massahyväksyntä” tarkoittavat, että oletus tarkastaja ja/tai hyväksyjä voi tarkastaa/hyväksyä useita ostolaskuja kerralla.
Sallimalla tarkastuskierron ohituksen ostolaskuilla tai palkkalaskuilla, voidaan tarkastaja ja/tai hyväksyjä ohittaa tarvittaessa, jolloin lasku saadaan maksuun ilman kiertoa.
5. ”Oletus tarkastajat” ja ”oletus hyväksyjät” kohtiin lisätään henkilö tai henkilöitä painamalla ”Lisää tarkastaja” tai ”Lisää hyväksyjä”. Alasvetovalikosta saa haettua haluttua henkilöä nimellä. Henkilö tulee olla tallennettuna CRM:n ja hänelle pitää olla valittuna rooli ”Ostolaskun tarkastaja” tai ”Ostolaskun hyväksyjä”, jotta hän löytyy hausta. Roskakorista voi poistaa rivin.
Mikäli tarkastajia on useampia, tulee kaikkien tarkastajien olla kuitannut lasku, ennen kuin lasku lähtee hyväksyttäväksi. Samoin kaikkien hyväksyjien tulee olla hyväksynyt lasku, jotta lasku siirtyy ”Hyväksytty” -tilaan ja se voidaan maksaa. Palkkojen tarkastajat ja hyväksyjät lisätään samalla logiikalla kuin ostolaskujenkin.
Ostolaskuilla on käytössä ensisijaisesti toimittajatietoihin tallennetut tarkastajat ja hyväksyjät. Mikäli näitä ei ole määritetty, on käytössä ostolaskujen asetuksissa määritetyt tarkastajat ja hyväksyjät. Mikäli ostolaskujen asetuksissakaan ei ole määritetty tarkastajaa ja/tai hyväksyjää, jäävät ostolaskun hyväksyjä- ja tarkastajakentät tyhjiksi.
6. ”Verottaja” -kohtaan valitaan toimittajaksi Verohallinto, jonka tiedot tulee olla aiemmin määritelty CRM:n. ”Verottajan viite” -kenttään lisätään oma-aloitteisten verojen (ALV & TAS) viitenumero. Tiedot tallennetaan painamalla vihreää ”Tallenna muutokset” -painiketta.
”Työeläkevakuutus” -kenttään tallennetaan yrityksen työeläkevakuutusnumero. Tiedot tallennetaan painamalla vihreää ”Tallenna muutokset” -painiketta.
7. Ostolaskujen asetuksissa on ominaisuus, jolla ostolaskujen tiliöintiä voi automatisoida lisää.
Sallittaessa ominaisuus käyttöön, hakee ostolaskujen tiliöintitiedot verokoodin aina suoraan kirjanpitotilin takaa. Jos ominaisuus otetaan käyttöön, tulisi tarkistaa, että tilikartan kirjanpitotileille on asetettu oikeat verokoodit.
Huom! Jos kirjanpitotilille asetettu verokoodi on "ei alv-käsittelyä" niin myös alv% vaihdetaan ostolaskulla nollaksi (muissa tilanteissa ei muuteta alv%:a).
