Ohje - WiseDeal: Sopimuslaskutus

Laskutussopimus voidaan luoda klikkaamalla "Uusi sopimus", jolloin sopimuksen tiedot pääsee täyttämään. Tässä ohjeessa tarkastellaan sopimuksen laskutusvälilehteä ja sopimuslaskutusta.

1. Siirytään sopimuksiin järjestelmän hallintapuolella valitsemalla Myynti -> Myynti -> Sopimukset

-> Etsitään haluttu sopimus listauksesta ja avataan se klikkaamalla sopimuksen numeroa.

2. Siirrytään sopimuksen laskutusvälilehdelle klikkaamalla " Laskutus"

Jos laskutusvälilehden päällä on punainen varoituskolmio tarkoittaa se, että sopimukselta ei vielä pystytä laskuttamaan. Hiiren vieminen varoituskolmion päälle kertoo syyn tähän.

Syitä voivat olla esimerkiksi:

• Sopimus ei ole aktiivinen (sopimusta ei ole hyväksytty)
• Sopimuksella ei ole toistuvuustietoja (puuttuu laskutusvälilehdeltä)
• Sopimuksella ei ole seuraavaa laskupäivää (puuttuu laskutusvälilehdeltä)

Sopimuksen laskutusvälilehdelle siirryttäessä tyhjä näkymä on seuraavanlainen.

3. Laskutuksen toistuvuus.

• Ei laskutusta
  • Sopimus ei muodosta laskuja
• Toistuva

  • Laskut muodostuvat automaattisesti Laskutusvälilehden "Seuraava laskupäivä" ja Myyntilaskujen asetusten "Generoi ennen laskupäivää" tietojen perusteella.

  • Laskun muodostumisen jälkeen sopimuksen "Seuraava laskupäivä" päivitetään "Toistuvuus" tiedon perusteella

    • Tähän voidaan määrittää erilaisia vaihtoehtoja, kuten "1 kuukausi tai 4 viikkoa"

  • Jos laskut halutaan lähettää automaattisesti, tulee tässä kentässä olla valittuna "Kyllä". Tällöin laskut muodostuvat tilassa "Ajastettu" ja lähtevät asiakkaalle laskunpäivänä automaattisesti.

  • Laskutustapana "Hae CRM:stä", jolloin laskutustiedot haetaan sieltä ja ne päivittyvät sopimukselle, jos niihin tehdään muutoksia.

4. Laskutuksen toistuvuus.

• Osissa (osamaksu)

  • Sopimuksen luontihetkellä lisätään maksuerät "Maksetaan x osassa" kentässä.

  • Jokaiselle erälle asetetaan kiinteästi laskupäivä. Järjestelmä jakaa sopimuksen loppusumman maksuerille automaattisesti. Käyttäjä voi kuitenkin halutessaan muokata näitä tietoja jolloin järjestelmä vertaa näitä "Laskutuksen tiedot" paneelin alussa olevassa yhteenvetopaneelissa.

• Könttäsumma (maksu yhdessä erässä)

  • Toimintalogiikaltaan samanlainen kuin "Osissa", mutta laskutus yhdessä erässä.

5. Sopimuksen tallentaminen ja hyväksyminen.

Kun sopimuksen tiedot, mukaan lukien laskutustiedot on tallennettu, tulee sopimus vielä hyväksyä.

Käsittele -> Sopimus hyväksytty

Kun sopimus on hyväksytty, poistuu sopimukselta viimeinenkin varoitus, jolloin laskutusvälilehden varoituskolmio poistuu.

6. Laskutus ja tilanteen seuraaminen.

Sopimus alkaa muodostaa laskuja edellämainittujen ehtojen mukaisesti. Sopimukselta voidaan muodostaa laskuja myös manuaalisesti klimmaalla "Luo seuraava lasku". Tällöin laskut jäävät odottamaan automaattista lähetystä asetettujen ehtojen mukaisesti.

Sopimuksen laskutuksen tilannetta voidaan seurata kohdassa "Laskut".

Esimerkissä asiakas on maksanut ensimmäisen laskun ja sen tila on "maksettu" sekä avoinna -summa 0,00€. Lähetyksen yhteydessä lasku on saanut laskunnumeron sekä viitenumeron.

Toinen laskuista on vielä laskuluonnos ja on tilassa "Ajastettu". Se lähtee asiakkaalle laskun päivänä automaattisesti.

Muita laskutusväliehdellä näkyviä tilakoodeja voivat olla:

• Luonnos (lasku muodostunut, mutta ei lähde asiakkaalle automaattisesti, vaan tulee itse lähettää)
  • *Tarkista: Lähetä laskut automaattisesti -asetus
• Avoin (lasku lähtenyt asiakkaalle, mutta ei maksettu.
• Hyvitetty (hyvitetty lasku sekä hyvityslasku)
• Erääntynyt
• 1. muistutus ja 2. muistutus
• Perinnässä