Kuittia käsiteltäessä siitä voidaan luoda kirjanpitoon tosite, muodostaa kululasku tai ostolasku, tai se voidaan merkitä manuaalisesti käsitellyksi.
1. Mene "Kuitit" -välilehdelle: Taloushallinto →
Ostolaskut → Kuitit
2. Avautuvassa listassa voit hakea kuittia esim. käyttäjän nimellä, päivämäärällä, ostopaikalla tai summalla. Valitse kuitti, jonka haluat käsitellä laittamalla täppä ruutuun (1). Tämän jälkeen käsittele kuitti haluamallasi tavalla:
- Merkitse käsitellyksi: Kun kuva on ladattuna itselle ja halutaan lisätä kuitti manuaalisesti tiliotteen kautta.
- Tosite: Kun halutaan liittää suoritus tiliotteelta suoraan tositteeseen. Tässä tapauksessa tulee tarkistaa, millä päivämäärällä suoritus näkyy tiliotteella, kuitille tulee tallentaa tämä päivämäärä.
- Kululasku: Luodaan silloin, kun kulu tulee maksaa jollekin. Esimerkiksi yrityksen työntekijä hakenut kaupasta kahvimaitoa omalla kortillaan.
3. Merkitse käsitellyksi:
Tätä toimintoa voidaan käyttää, kun kuitti halutaan lisätä suoraan tiliotteelta: Taloushallinto → Ostolaskut → Tiliotteet → Haluttu päivämäärä/suoritus → Käsittele → Lisää tosite
Kun olet käsitellyt (tiliöinyt ja lisännyt muut tarvittavat tiedot) suorituksen tiliotteelta ja merkinnyt kuitin manuaalisesti käsitellyksi "Kuitit" -välilehdellä, muuttuu kuitin tila "Saapunut" → "Käsitelty" ja kuitin käsittely on valmis.
4. Tositteen käsittely:
- Mikäli haluat liittää suorituksen tiliotteelta suoraan tositteeseen, muodosta kuitista "Tosite".
- Avautuu uusi ikkuna, johon täytetään tositteen tiedot ja tiliöidään tosite.
- Ennen tositteen muodostamista, tarkista tiliotteelta, minä päivänä suoritus näkyy siellä → tositteella tulee olla sama päivämäärä, jotta kohdistaminen on mahdollista
- Tallenna tositteen tiedot oikean alalaidan vihreästä "Tallenna" -painikkeesta.
5. Tositteen käsittely:
- Tiliotteelta suorituksen kohdalta "Käsittele" → "Liitä tositteeseen"
6. Kululaskun käsittely:
- Luodaan silloin, kun kulu tulee maksaa takaisin jollekin. Esimerkiksi yrityksen työntekijä hakenut kaupasta kahvimaitoa omalla kortillaan.
- Kuitin lisäysvaiheessa tulee muistaa valita "Maksettu yrityksen tililtä" -kohtaan "Ei".
- Kun kuitti on käsitelty "Kuitit" -välilehdellä, muuttuu kuitin tila "Saapunut" → "Käsitelty"
7. Kululaskun käsittely:
- Avataan kululasku painamalla "Lasku"
- Täytetään tarvittavat tiedot
- Henkilötiedot järjestelmä hakee suoraan CRM:stä kuitin kirjanneen henkilön mukaan
- Viitenumerokenttään järjestelmä ehdottaa automaattisesti tekstiä, jonka voi kopioida ja poistaa "Viite" -kentästä ja lisätä "Viesti"-kenttään. Viestiksi voi kirjoittaa myös muun sopivan tekstin
8. Kululaskun käsittely:
Laskulle lisätään
- Alv%
- Verokoodi
- Tiliöinti
- Myös lisää liitteitä voi lisätä tässä kohtaa
- "Lisätiedot" -välilehdeltä voi lisätä Tarkastajia ja/tai Hyväksyjiä
- Tallenna tiedot vihreästä "Tallenna" -painikkeesta
- Voit lähettää laskun tarkastukseen tai ohittaa tarkastuksen
9. Kululaskun maksaminen:
- Mene Taloushallinto → Ostolaskut → Ostolaskut
- Valitse avautuvassa listassa tilaksi "Maksettavissa"
- Laita täppä niihin laskuihin, jotka haluat maksaa
- Paina vihreää "Maksa" -painiketta (painikkeessa näkyy myös valittujen maksujen yhteissumma)
- Aukeaa ikkuna "Kuittaa maksut Google authenticator pin koodilla". Syötä pin-koodi kenttään ja paina "Lähetä". Maksu lähtee tililtä valittuna eräpäivänä
- Pääset samaan näkymään myös Taloushallinto → Ostolaskut ja tästä ostolaskujen pääsivulta "Maksettavissa" -laatikkoa klikkaamalla
