Massamuutostyökalulla voidaan muuttaa toistuvalaskutteisten sekä veloitustilauksellisten sopimusten tuotteiden nimeä, hintaa, alv-kantaa ja/tai kirjanpitotiliä.
1. Siirytään sopimuksiin järjestelmän hallintapuolella valitsemalla Myynti -> Myynti -> Sopimukset
Sopimusten listausnäkymä.
2. Haetaan halutut sopimukset esimerkiksi tuotteen nimellä, seuraavan laskutuspäivän avulla tai erän suuruuden avulla. Näkyvissä olevia sarakkeita voi käyttää suodattimena. Sarakkeita saa listää oikealla olevan rattaanpyörän takaa.
Jos muutettavia sopimuksia on paljon, valitaan listauksen alhaalta Näytä > Kaikki. Tällöin varmistetaan, että kaikki halutut sopimukset valitaan seuraavassa vaiheessa.
Sopimuslistauksen filtteröinti
3. Valitaan halutut sopimukset joko klikkaamalla kaikki kerralla aktiiviseksi tai klikkaamalla aktiiviseksi vain halutut yksittäiset sopimukset. Valinta tehdään listauksen vasemmassa reunassa olevien ruutujen avulla.
Tämän jälkeen klikataan "Massamuutos"-nappulaa.
Valitaan halutut sopimukset.
4. Avautuu erillinen ikkuna, missä määritellään, mitä asioita muutetaan ja miten. Jos sopimuksilla on useampi tuote, tulee valita, minkä tuotteen tietoja muokataan. Kohdat, jotka jätetään tyhjäksi, pysyvät ennallaan.
Muutoksia voi tehdä tuotteen nimelle*, hinnalle, kirjanpitotilille tai alv-kannalle. Jos hintaa muutetaan, voidaan joko määritellä prosenttimuutos tai kokonaan uusi hinta.
Kun tarvittavat muutokset on tehty, klikataan Tallenna.
*Huom! Tuoterekisterissä tuotteen nimi pysyy ennallaan, joten se tulee muuttaa erikseen sinne, kun massamuutos on tehty. Tämä kannattaa tehdä, jotta raportteja ja tuotelistausta on helpompi seurata. Tuotteen nimi tulee muuttaa tuotereskiterissä, ennen kuin seuraavat lasku muodostetaan."
Määritellään, mitä tietoja sopimuksille halutaan muuttaa.
5. Järjestelmä ilmoittaa, että muutokset on tallennettu. Muutokset tulevat sopimuksille voimaan heti.
Huomioitavaa: Kun muutoksia tehdään, tulee huomioida muutosten ajankohta laskutukseen nähden. Esimerkiksi, jos muutos halutaan voimaan kaikille sopimuslaskuille 1.1. alkaen, tulee varmistaa, että laskuja ei ole ehtinyt vielä muodostua vanhalla hinnalla. Muutokset tulee tehdä siis hyvissä ajoin. Toisaalta tulee varmistaa, että muutosta ei epähuomiossa tehdä niin, että 31.12. erääntyvillä laskuilla on virheellisesti uusi hinta.
Sopimuksen tallentaminen ja hyväksyminen.