WiseSignin avulla erilaisiin asiakirjoihin on helppo pyytää allekirjoituksia sähköisesti.
Allekirjoitettavia asiakirjoja voivat olla esimerkiksi hallituksen pöytäkirjat. Sopimusten sähköinen allekirjoitus tehdään edelleen sopimuksen kautta, ohjeet löydät täältä.
Mikäli yritys haluaa asiakirjojen sähköisen allekirjoituksen käyttöönsä, pitää ominaisuus aktivoida käyttöön WiseNetworkin toimesta. Ota yhteyttä tukipalveluumme järjestelmän admin-hallintapuolelta tuki-kuvakkeesta (henkilö luurit päässä).
WiseNetworkin sopimuksiin kuuluu automaattisesti allekirjoituksia 20 kpl / vuosi. Mikäli tarvitsette enemmän allekirjoituksia, voitte ostaa oikeuksia niihin lisää WiseShopista.
1. Kun halutaan lähettää asiakirja sähköisesti allekirjoitettavaksi, siirrytään järjestelmän hallintapuolella
→ "CRM"
→ "Työ"
→ "Asiakirjat"
2. Luodaan tarvittaessa järjestelmään uusi asiakirja klikkaamalla
→ "Uusi asiakirja"
(Tai valitaan listauksesta haluttu asiakirja klikkaamalla sen nimeä)
3. Kirjoitetaan avautuvaan ponnahdusikkunaan allekirjoitettavan asiakirjan nimi ja kuvaus. Lisäksi merkitään kuinka pitkään asiakirja on allekirjoitettavissa.
Klikataan "Ok".
4. Siirrytään asiakirjaan valitsemalla "Siirry asiakirjaan".
5. Sivun yläosan "Asiakirjan tiedot" -kentissä voidaan muokata asiakirjan perustietoja, kuten asiakirjan nimeä sekä minne asti se on allekirjoitettavissa.
Tagit = Asiakirjalle voi lisätä tagin, jonka avulla tietyn tyyppiset asiakirjat löytyvät asiakirjojen listaussivulta helposti.
Roolit = Roolien avulla voidaan rajata henkilöitä, jotka pääsevät tarkastelemaan kyseistä asiakirjaa. Rooli tulee olla valmiiksi luotuna järjestelmän roolien hallintaan, jotta se voidaan lisätä tähän. Jos roolia ei määritellä, asiakirja näkyy kaikille, joilla on pääsy CRM:ään.
6. Valitaan asiakirjalle allekirjoittajat. Klikataan
→ "Lisää allekirjoittaja"Haetaan ponnahdusikkunassa CRM:stä henkilö, joka halutaan lisätä allekirjoittajaksi.
Mikäli halutaan lisätä useampi allekirjoittaja, pitää jokainen lisätä yksitellen yllä mainitulla tavalla.
7. Liitetään allekirjoitettava asiakirja klikkaamalla
→ "Aseta asiakirja"
Avautuu käytettävän laitteen tiedostonhallinta, mistä etsitään allekirjoitettava asiakirja. Liite ei tallennu mediakirjastoon.
8. Kun asiakirjan perustiedot ovat kunnossa sekä allekirjoittajat ja allekirjoitettava tiedosto liitetty sivulle, voidaan asiakirja lähettää allekirjoitettavaksi.
Klikataan
→ "Lähetä allekirjoituskutsut"
9. Rastitetaan avautuvasta ponnahdusikkunasta vielä kaikki ne nimet, joille asiakirja halutaan lähettää allekirjoitettavaksi.
Klikataan
→ "Lähetä"
10. Allekirjoittaja saa sähköpostiinsa ilmoituksen allekirjoitettavasta asiakirjasta. Hän pääsee tekemään sähköisen allekirjoituksen sähköpostiin tulevalla linkillä ja ohjeilla käyttäen pankkitunnuksiaan.
Allekirjoittaja voi ladata asiakirjan liitteet itselleen allekirjoittaessaan. Lisäksi hän saa linkit asiakirjoihin sähköpostivahvistuksen mukana allekirjoituksen onnistuttua.
Hallinnasta nähdään, ketkä kaikki allekirjoittajista ovat allekirjoittaneet asiakirjan.