Järjestelmän kautta voi luoda myös tehtävä-tyyppisiä aktiviteetteja työn organisointiin. Tehtävät eroavat muista aktiviteeteista siinä, että niille voidaan määrittää alkamis- sekä päättymisaika ja niiden valmistumista voidaan seurata.
Tehtävät-sivu
Kun halutaan tarkastella järjestelmään luotuja tehtäviä tai luoda uusia, valitaan
→ "CRM"
→ "Työ"
→ "Tehtävät"Tehtävät-sivu kerää listauksen kaikista järjestelmään lisätyistä aktiviteeteista, jotka ovat tyypiltään "tehtävä". Sivulta näkee tehtävän vastaavan henkilön, siihen osallistuvat henkilöt ja asiakkaat sekä tehtävään liittyvät ajankohdat.
- Tehtäviä voi hakea tai rajata ylärivin hakukenttien avulla.
- Sarakkeiden tiedot voi järjestää nousevasti / laskevasti klikkaamalla sarakkeen otsikkoa.
Tehtävän tilan muuttaminen
"Aloita tehtävä" -sarakkeen nuolista pääsee muokkaamaan tehtävän tilaa (avaa tehtävän muokkauksen).
Kun työtehtävän tekeminen on aloitettu, sen voi käydä siirtämässä "käynnissä"-tilaan.
Kun tehtävä on saatu tehdyksi, se voidaan siirtää "valmistunut"-tilaan.
Jos tehtävä on "ei aloitettu" - tilassa, näkyy listauksessa tehtävän aikaraja.
Jos tehtävä on "käynnissä", näkyy aloitusaika ja aikaraja
Jos tehtävä on "valmistunut", näkyy aloitusaika ja valmistumisaika
Uuden tehtävän lisääminen järjestelmään
Tehtävät-sivun listaukseen kertyy sisältöä mm. seuraavista kohdista lisätyistä tehtävistä
1. Tehtävän lisääminen tehtävät-sivulta
Uuden tehtävän voi luoda kohdasta:
→ "CRM"
→ "Työ"
→ "Tehtävät"
Ja valitsemalla sivun yläreunasta
→ "Lisää tehtävä"
Tämä avaa tehtäväkortin, johon voit lisätä tehtävän yksityiskohdat
2. Tehtävän lisääminen pikapainikkeesta (+ -merkistä)
Tehtävien lisääminen on mahdollista järjestelmän hallintapuolta ylävalikosta löytyvästä pikapainikkeesta.
Valitaan ylävalikosta
+ -merkkiTämä avaa tehtäväkortin muokkauksen.
Tehtävä-kortilla syötettävät tiedot
1. Lisätään tehtävälle yleistiedot, otsikko ja kuvaus.
2. Lisätään mahdollinen asiakas, joka osallistuu tai liittyy tehtävään sekä yhteyshenkilö asiakasyrityksestä.
3. "Vastaava henkilö"-kohtaan saadaan liitettyä henkilö, joka on vastuussa tehtävästä.
Huom! Tämä henkilö tulee olla lisätty järjestelmän yritykseen.
4. "Tila"-kohdasta voidaan määrittää aktiviteetin edistymisen tila:
"Ei-aloitettu", "käynnissä" tai "valmis".
5. Tehtävälle voidaan määrittää alku- ja loppuajankohta
Tehtävä ei kuitenkaan siirry automaattisesti alkamisajan jälkeen "käynnissä oleviin" ja päättymisajankohdan jälkeen "valmiiksi", vaan nämä täytyy tehdä manuaalisesti.
6. Tehtävälle voidaan määrittää kalenteri, jossa se näkyy. Esimerkiksi myynnin oma kalenteri.
7. Tehtävälle voidaan asettaa prioriteetti tärkeyden mukaan (korkea-matalin)
8. Tehtävälle voidaan määrittää, mikäli se on laskutettava.
9. Muistutukset-kohdasta päästään lisäämään muistutus omistajalle sähköpostitse esimerkiksi tuntia ennen tätä tehtävää.
Sähköpostimuistutus lähtee vain tehtävään merkatulle omistajalle, ei kaikille osallistujille.
10. Kun tehtävän tiedot on täytetty, valitse "Tallenna"
